Pentru mulți PFA, contabilitatea pare simplă la început. Activitatea este redusă, documentele sunt puține, iar obligațiile par ușor de gestionat. Problema apare atunci când această simplitate aparentă duce la decizii greșite, care în timp pot genera costuri, penalități sau blocaje administrative.
Mai jos sunt câteva dintre cele mai frecvente greșeli întâlnite în contabilitatea PFA-urilor, împreună cu explicațiile necesare pentru a le evita.
1. Amestecarea banilor personali cu cei ai activității
Una dintre cele mai comune greșeli este folosirea aceluiași cont sau a aceluiași flux de numerar pentru cheltuieli personale și pentru activitatea PFA.
Deși PFA-ul nu este o persoană juridică distinctă, evidența trebuie să fie clară. Amestecarea banilor face dificilă:
- urmărirea veniturilor reale,
- justificarea cheltuielilor deductibile,
- înțelegerea situației financiare.
În practică, această greșeală duce la confuzii și corecții inutile.
2. Neînțelegerea cheltuielilor deductibile
Mulți PFA-uri deduc cheltuieli fără să înțeleagă condițiile legale sau, dimpotrivă, evită deduceri perfect legale din exces de prudență.
Problema nu este doar „dacă se poate”, ci:
- în ce proporție,
- în ce context,
- cu ce documente justificative.
O cheltuială deductibilă incorect tratată poate deveni un risc în cazul unui control fiscal.
3. Declararea incorectă sau întârziată a obligațiilor fiscale
Depunerea declarațiilor la termen este esențială, dar la fel de important este cum sunt completate.
Erori frecvente includ:
- venituri declarate greșit,
- contribuții calculate incorect,
- necorelări între declarații.
Aceste situații pot genera:
- diferențe de plată,
- penalități,
- clarificări ulterioare consumatoare de timp.
4. Lipsa unei planificări fiscale minime
Mulți PFA-uri se concentrează exclusiv pe activitate și lasă fiscalitatea „să se întâmple”. Fără o minimă planificare:
- taxele pot fi mai mari decât este necesar,
- deciziile sunt luate târziu,
- apar surprize la final de an.
Planificarea fiscală legală nu înseamnă evitarea taxelor, ci înțelegerea lor din timp.
5. Tratarea contabilității ca o formalitate
Poate cea mai mare greșeală este percepția că „pentru PFA nu e mare lucru”.
În realitate, chiar și activitățile mici pot deveni complexe:
- modificări legislative,
- schimbări de plafon,
- creșterea volumului de venituri,
- controale fiscale.
O evidență ținută minimal poate funcționa o perioadă, dar riscurile apar exact când lucrurile cresc.
Concluzie
Contabilitatea unui PFA nu este complicată prin volum, ci prin corectitudine. Cele mai multe probleme nu apar din rea-voință, ci din lipsa de claritate și din decizii luate fără toate informațiile.
Dacă te regăsești în una sau mai multe dintre situațiile de mai sus, o discuție clară cu un expert contabil te poate ajuta să înțelegi unde te afli și ce pași sunt necesari pentru a evita problemele pe termen lung.